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Assistant(e) administratif(ive) bureau d'études (Offre n°1863)
Description du poste
Votre mission :
Rattaché(e) à la Direction,
Vos missions principales sont d’assister les chargés d’études et les ingénieurs Conducteurs de travaux sur le plan administratif et économique
Assistance d’ordre Etudes
Veille sur les appels d’offres
Télécharger les dossiers d’appels d’offres sur les plateformes dédiées
Préparer les dossiers administratifs des appels d’offres (mémoire technique…)
Effectuer la transmission par voie de dématérialisation des appels d'offres,
Charger de l'envoi des dossiers dans les délais, quelle que soit la forme de transmission
Relancer les devis
Gérer et suivre la base des contacts et potentiels clients
Assurer la communication en amont (site Internet, se faire connaître)
Assurer les divers autres travaux de secrétariat quotidien du BE et effectuer un suivi administratif des réponses reçues et compléter les tableaux de gestion,
Assistance d’ordre Travaux
Assister les Ingénieurs Conducteurs de travaux de l’ouverture à la fermeture des chantiers en renseignant et envoyant aux administrations concernées divers documents techniques tels que la Déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT), le Plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS) et le dossier des ouvrages exécutés (DOE)
Les assister dans le bon respect des CCTP et CCAP
Rédiger les contrats de sous-traitance (DC4), les transmettre et les suivre jusqu’au paiement.
Gérer les consultations des fournisseurs, passer les commandes et contrôler la conformité des prix facturés
Assurer l’approvisionnement dans les quantités et les délais
Assurer la gestion des locations engins, optimiser les coûts
Assurer les besoins Intérimaires selon les demandes des Conducteurs de Travaux
Gérer le suivi des comptes rendus Chantiers
Assistance d’ordre Gestion
S’assurer que les travaux à réaliser sur la base de devis sont financièrement conformes au bon de commande,
S’assurer que les volumes d’heures chantiers soient transmis aux Chefs d’équipe
Contrôler l’affectation des chantiers sur les factures Fournisseurs
Contrôler les quantités et les prix des factures Fournisseurs
Collecter les informations des éléments de facturation et suivi des avancements de travaux
Collecter et pointer les états d’acompte
S’assurer du respect des plannings d’avancement de chantiers
Répondre aux pénalités
Autres : Conditions et environnement de travail
Lecture de documents
Travail sur écran
Rédaction de documents
Poste basé à l’étage, sans ascenseur
Travail en open space
Profil recherché
Idéalement de formation Bac+2/3 du type BTS ou licence Travaux Publics/Génie Civil ou expérience confirmée
Connaissances en techniques TP
Méthodes de calcul et règlementations BTP
Lecture et analyse des cahiers des charges, plans et métrés.
Au-delà de votre formation, nous recherchons un tempérament dynamique et proactif ayant des aptitudes reconnues en :
Capacités d’écoute et d’analyse ;
Exigence dans l’organisation et rigueur ;
Polyvalent(e) pour alterner Etudes et Travaux
Gestion des priorités ;
Esprit d’équipe ;
Rémunération selon expérience et profil
Poste à pourvoir dès que possible, en CDI

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