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secrétaire polyvalente (Offre n°OFEM-2021-0188)
Description du poste
Garantir l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (clients, fournisseurs, prospects, futurs candidats...) Assurer le suivi administratif et comptable des secteurs particuliers et SAV
MISSIONS ESSENTIELLES :
Gérer l’accueil téléphonique et physique
Traiter les e-mails et courriers reçus
Assurer le suivi des devis en cours, relances et ouvertures de chantier
Gérer la saisie des heures des techniciens
Réaliser les factures de ventes du Secteurs SAV et du Secteur Particulier
Procéder aux opérations de clôture de chantier
Enregistrer comptablement les factures de Vente (Tout Secteur Confondu)
Réaliser de façon hebdomadaire les relances clients
Réceptionner la livraison des colis
Gérer le suivi des dossiers qualité, primes CEE
Assurer la communication de l’entreprise vers l’extérieur
DETAIL DES MISSIONS :
Gérer l’accueil téléphonique et physique :
Répondre aux appels entrants en orientant vers la personne ou le service compétent
Noter (dans le fichier prévu à cet effet) et transmettre les messages en cas d’absences ou d’indisponibilités des interlocuteurs
Accueillir physiquement les visiteurs en les orientant vers les personnes concernées
Enregistrer les demandes de devis et les répartir
Traiter les e-mails et courriers reçus :
Transmettre aux bons interlocuteurs les e-mails et courriers reçus (compte rendu de chantier, plans, documentations, …)
Assurer le suivi des devis en cours du secteur particulier, relances et ouvertures de chantier :
Suivre le planning de remise de devis et des relances
Ouvrir, classer et mettre à jour les dossiers
Accompagner le commercial dans la relation clientèle (dossiers de financement, …)
S'assurer du versement de l'acompte
Valider le démarrage du chantier (devis signé, attestation de TVA, acompte versé et passage du devis en accepté)
Effectuer la Saisie des heures des techniciens :
Saisir de façon hebdomadaire les heures de chaque technicien
Mettre à jour le fichier EXCEL sur le pointage des feuilles d’heures
Relancer chaque mercredi les techniciens qui n’ont pas remis leur relevé d’heures de la S-1
Transmettre par mail aux agences intérimaires la validation des relevés d’heures

Réaliser la facturation :
Réaliser les factures de Ventes du Secteurs SAV et du Secteur Particulier
Suivre les dossiers contrats tertiaire
Mettre à jour le fichier EXCEL des factures de Ventes
Enregistrer comptablement l’ensemble des factures de Ventes
Assurer le suivi des attestations de TVA
Gérer la relance des clients :
Suivre les règlements clients
Assurer les relances de 1er niveau
Mettre à jour quotidiennement le fichier EXCEL de Suivi des Relances
Réaliser de façon hebdomadaire les relances
Participer aux réunions de planning en vue de prioriser les interventions si nécessaire
Procéder à la clôture des chantiers :
Gérer les PV de réception/levées de réserves avec le conducteur de travaux
Archiver les dossiers
Envoyer des enquêtes de satisfaction et en assure la synthèse
Contrôler que les dossiers chantiers soient complets (photos, PV réception, …)
Organiser les réunions d'analyse financières en liaison avec la direction (éligibilité)
Participer à la réunion d'analyse financière du chantier
Réceptionner les livraisons :
Assurer la réception des colis en contrôlant l’adéquation BL/livraison
Classer les bons de livraison et contrôler les factures fournisseurs
Gérer le suivi des dossiers qualité, primes CEE :
Préparer les dossiers administratifs de qualification et références
Monter et assurer le suivi des dossiers des primes CEE
Assurer la communication de l’entreprise vers l’extérieur :
Animer le site internet (actualités techniques, nouveaux chantiers)
Décliner cette communication sur les réseaux sociaux

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